De splitsingsakte en het huishoudelijk reglement: wat er in staat en wat je ermee moet

Elke VvE heeft twee documenten die bepalen wat wel en niet mag in het gebouw: de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement. De meeste eigenaren hebben ze bij de koop ooit gekregen en daarna nooit meer ingekeken. Tot de onderburen klagen over je nieuwe houten vloer, of iemand zonnepanelen op het dak wil leggen. In dit artikel lees je wat er in beide documenten staat, welke voorrang heeft en hoe je ze aanpast als ze niet meer kloppen.

Wat is de splitsingsakte?

Op het moment dat een gebouw wordt opgedeeld in appartementsrechten, gaat de eigenaar naar de notaris. Die stelt de akte van splitsing op en schrijft deze in bij het Kadaster. Vanaf dat moment bestaat de Vereniging van Eigenaren, of de eigenaren dat nu willen of niet. De splitsingsakte is daarmee de geboorteakte van jullie VvE.

In de akte staat in elk geval:

• welke appartementsrechten er zijn en welk deel van het gebouw bij elk recht hoort;
• het aandeel van elk appartementsrecht in de gemeenschap, uitgedrukt in een breukdeel;
• een splitsingstekening waarop de grenzen van elk privédeel zijn aangegeven;
• het splitsingsreglement, of een verwijzing naar een modelreglement dat van toepassing is.

Dat splitsingsreglement is het deel waar het in de praktijk meestal om draait. Daarin staat wat gemeenschappelijk is en wat privé, hoe de kosten worden verdeeld, hoeveel stemmen elke eigenaar heeft, hoe de vergadering werkt en welke regels gelden voor het gebruik van het gebouw. Veel akten verwijzen naar een modelreglement van de notarisorganisatie KNB, bijvoorbeeld uit 1973, 1983, 1992, 2006 of 2017, met daarbij een aantal eigen afwijkingen.

Waarom de splitsingsakte boven alles gaat

Binnen een VvE geldt een duidelijke rangorde. Bovenaan staat de wet, in het bijzonder Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek. Daaronder staan de splitsingsakte en het splitsingsreglement. Pas daarna komen het huishoudelijk reglement en de besluiten van de vergadering. Een lagere regel mag nooit in strijd zijn met een hogere.

Dat heeft gevolgen. Een besluit van de ALV dat tegen het splitsingsreglement ingaat, kan door de kantonrechter worden vernietigd. Een regel in het huishoudelijk reglement die het splitsingsreglement tegenspreekt, geldt gewoon niet. En omdat de splitsingsakte is ingeschreven in de openbare registers, geldt hij automatisch voor elke nieuwe eigenaar. Je kunt niet zeggen dat je er niets van wist.

Waar vind je jullie splitsingsakte?

Een kopie zit meestal bij de stukken die je bij de aankoop van je appartement hebt gekregen. Kun je hem niet vinden, dan kun je de akte opvragen bij het Kadaster. Heeft jullie VvE een beheerder, dan hoort die een kopie in het dossier te hebben. Let op: bij oudere akten staat vaak alleen een verwijzing naar een modelreglement. Dat modelreglement moet je dan apart erbij pakken, anders mis je de helft van de regels.

Het verschil met het huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement is een veel lichter document. Het wordt niet door de notaris opgesteld maar door de vergadering van eigenaars zelf vastgesteld. Er hoeft geen akte aan te pas te komen en het wordt niet ingeschreven bij het Kadaster.

Het huishoudelijk reglement is bedoeld voor de dagelijkse gang van zaken in het gebouw. Denk aan regels over de fietsenberging, het afval, het gebruik van de lift bij verhuizingen, het schoonhouden van het trappenhuis of wanneer de gemeenschappelijke tuin gebruikt mag worden. Het werkt de regels van het splitsingsreglement verder uit, maar mag er niet tegenin gaan.

Wat mag er wel en niet in het huishoudelijk reglement?

Wel: praktische regels die gaan over het gebruik van gemeenschappelijke delen en over de orde in het gebouw. Bijvoorbeeld dat honden in het trappenhuis aangelijnd moeten zijn, dat er geen spullen op de galerij mogen staan of dat verhuizingen vooraf gemeld worden.

Niet: regels die de kern van het eigendom raken of die al in het splitsingsreglement anders geregeld zijn. Je kunt in het huishoudelijk reglement niet de kostenverdeling aanpassen, de stemverhouding veranderen, een deel van het gebouw van gemeenschappelijk naar privé verplaatsen of een verhuurverbod invoeren. Daarvoor moet de splitsingsakte zelf worden gewijzigd.

Het splitsingsreglement en het huishoudelijk reglement gelden niet alleen voor eigenaren, maar ook voor huurders en andere gebruikers van een appartement. Verhuur je je appartement, zorg dan dat je huurder de regels kent. Als de huurder zich er niet aan houdt, spreekt de VvE in eerste instantie jou als eigenaar aan.

Breukdelen: wat ze betekenen voor je stem en je bijdrage

Elk appartementsrecht heeft een breukdeel. Dat is het aandeel in de gemeenschap, uitgedrukt als een breuk zoals 1/12 of 87/1000. Het breukdeel is meestal gebaseerd op de grootte of de waarde van het appartement op het moment van splitsing.

Breukdeel en bijdrage

In de meeste reglementen bepaalt het breukdeel hoeveel je bijdraagt aan de kosten van de VvE. Heeft jouw appartement een breukdeel van 87/1000, dan betaal je 8,7 procent van de begroting en van het reservefonds. Een groot penthouse betaalt zo meer dan een klein studioappartement, ook al gebruiken ze dezelfde lift.

Breukdeel en stemrecht

Vaak bepaalt het breukdeel ook hoeveel stemmen je hebt op de vergadering, maar dat is niet altijd zo. Sommige reglementen geven elke eigenaar één stem, ongeacht de grootte. Andere werken met een aparte stemverhouding. Kijk dus altijd in jullie eigen reglement, vooral bij besluiten waarvoor een gekwalificeerde meerderheid nodig is. Eén eigenaar met een paar grote appartementen kan dan meer invloed hebben dan je denkt.

Als de breukdelen scheef zijn

Bij oudere splitsingen komen de breukdelen niet altijd meer overeen met de werkelijkheid. Een zolder is later bij een appartement getrokken, een bedrijfsruimte is woning geworden of de oorspronkelijke verdeling was gewoon onlogisch. Dat voelt oneerlijk, maar het blijft geldig tot de akte wordt aangepast. Wil je de breukdelen wijzigen, dan is daarvoor een wijziging van de splitsingsakte nodig.

Wat als het reglement verouderd is?

Heel veel VvE's in Rotterdam en omgeving werken nog met een reglement uit de jaren zeventig of tachtig. Dat is niet direct een probleem, maar je loopt er wel tegenaan. Oudere reglementen zeggen bijvoorbeeld niets over oproepen per e-mail, over online vergaderen, over laadpalen of zonnepanelen, over kortdurende verhuur of over de manier waarop het reservefonds wordt bepaald.

Waar de wet dwingend is, gaat de wet voor. Een goed voorbeeld is het reservefonds. Sinds 2018 moet elke VvE jaarlijks reserveren op basis van een meerjarenonderhoudsplan, of minimaal 0,5 procent van de herbouwwaarde. Ook als jullie reglement uit 1975 daar iets anders over zegt. Maar op veel andere punten is het reglement leidend, ook als het niet meer bij deze tijd past.

Hoe herken je een verouderd reglement?

• Er wordt verwezen naar een modelreglement uit 1973 of 1983 zonder recente aanpassingen.
• De regels over wat gemeenschappelijk en wat privé is, zijn vaag of tegenstrijdig.
• Er staat niets in over moderne voorzieningen zoals zonnepanelen, laadpalen of glasvezel.
• Er komen steeds dezelfde discussies terug op de vergadering omdat het reglement geen antwoord geeft.
• De breukdelen passen niet meer bij de huidige indeling van het gebouw.

Herken je een paar van deze punten, dan is het zinvol om het reglement eens door te laten lichten. Niet om alles meteen om te gooien, maar om te weten waar de risico's zitten. Dat is precies het soort werk dat we doen binnen bestuurlijk VvE beheer. Bij gesplitste monumenten, zoals we die veel tegenkomen in de binnenstad van Dordrecht en het centrum van Schiedam, zit het grootste risico vaak in onduidelijke grenzen tussen privé en gemeenschappelijk.

Hoe wijzig je de splitsingsakte of het reglement?

Het verschil tussen beide documenten zie je ook terug in hoe je ze aanpast. Het huishoudelijk reglement wijzigen is relatief eenvoudig. De splitsingsakte en het splitsingsreglement wijzigen is een serieus traject.

Het huishoudelijk reglement aanpassen

Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door de vergadering van eigenaars. Tenzij jullie splitsingsreglement iets anders bepaalt, volstaat daarvoor een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Zet het voorstel op de agenda, stuur de nieuwe tekst mee met de oproeping en laat de vergadering stemmen. Na het besluit geldt de nieuwe tekst voor iedereen in het gebouw.

De splitsingsakte en het splitsingsreglement aanpassen

Een wijziging van de splitsingsakte moet altijd via de notaris en wordt ingeschreven bij het Kadaster. Hoe je daar komt, hangt af van jullie reglement. In veel reglementen is een besluit van de vergadering nodig met een gekwalificeerde meerderheid, vaak tachtig procent van de stemmen of meer. Daarnaast moeten hypotheekhouders van de appartementen meestal toestemming geven, omdat hun zekerheid verandert.

Werkt een eigenaar zonder goede reden niet mee, dan kan de kantonrechter op verzoek vervangende toestemming geven. Dat is een laatste redmiddel, maar het voorkomt dat één eigenaar een noodzakelijke modernisering voor de rest van het gebouw kan blokkeren.

Stappenplan voor een wijziging

1. Breng in kaart wat er precies moet veranderen en waarom. Hoe concreter, hoe beter.
2. Laat een notaris of een ervaren beheerder meekijken naar de juiste route en de benodigde meerderheid.
3. Bespreek het voorstel eerst informeel met de eigenaren. Verrassingen op de vergadering werken zelden.
4. Agendeer het besluit, stuur de concepttekst mee en neem het besluit met de juiste meerderheid.
5. Laat de notaris de akte van wijziging opstellen, verzamel de benodigde toestemmingen en laat de akte inschrijven.

De meest voorkomende conflicten in de praktijk

De meeste ruzies in een VvE gaan niet over grote bedragen maar over het dagelijks samenleven. Vaak had het reglement het antwoord al gegeven, als iemand het had opgezocht.

Vloerbedekking en geluid

De klassieker. Een eigenaar legt een mooie eiken vloer, de onderburen horen elke stap. Veel splitsingsreglementen en huishoudelijke reglementen bevatten regels over harde vloeren, bijvoorbeeld dat een vloer een bepaalde geluidsisolatie moet halen of dat er toestemming nodig is van het bestuur. Staat dat erin, dan moet je je daaraan houden, ook als je de vloer al gelegd hebt. Leg je een harde vloer, laat dan vooraf zien welke ondervloer je gebruikt en vraag om toestemming als het reglement dat eist. Bij een conflict kan een geluidsmeting objectief uitwijzen of aan de eis is voldaan.

Huisdieren

Regels over huisdieren in de gemeenschappelijke ruimtes, zoals aanlijnen en opruimen, passen prima in het huishoudelijk reglement. Een totaalverbod op huisdieren in je eigen appartement ligt gevoeliger. Als zo'n verbod er al in hoort, dan in het splitsingsreglement en niet in het huishoudelijk reglement. In de praktijk wordt een algemeen verbod zelden gehandhaafd zolang een dier geen overlast geeft. Gaat het om overlast, dan is het reglement over hinder vaak de betere grond om op terug te vallen.

Verhuur

Steeds meer VvE's willen grip op verhuur, zeker op kortdurende verhuur aan toeristen. Een verbod of een vergunningplicht voor verhuur moet in het splitsingsreglement staan. Via het huishoudelijk reglement kan dat niet. Los daarvan heeft de gemeente vaak eigen regels voor vakantieverhuur en voor het verhuren van woningen. Een VvE kan dus strenger zijn dan de gemeente, maar alleen met een goede basis in de akte.

Zonnepanelen op het dak

Het dak is in vrijwel elke splitsing gemeenschappelijk. Wil één eigenaar zonnepanelen op het dak leggen voor zijn eigen appartement, dan heeft hij daarvoor toestemming van de VvE nodig. Die toestemming gaat meestal via de vergadering en het is verstandig om er afspraken bij te maken over onderhoud, aansprakelijkheid, verzekering en wat er gebeurt als het dak vervangen moet worden. Kiest de VvE voor een collectieve installatie, dan beslist de vergadering met de meerderheid die het reglement voor zo'n besluit voorschrijft. Koppel zo'n besluit bij voorkeur aan het onderhoudsplan, zodat de panelen niet een jaar voor een dakrenovatie worden gelegd.

Veranderingen aan de buitenkant

Een andere kleur kozijnen, een airco-unit aan de gevel of een glazen schuifwand op het balkon. Omdat de gevel bijna altijd gemeenschappelijk is, heb je hiervoor vrijwel altijd toestemming nodig. Veel discussies ontstaan omdat iemand eerst bouwt en daarna vraagt. Andersom werkt beter.

Wat een goede beheerder hiermee doet

Een beheerder hoort de splitsingsakte en het reglement van jullie gebouw te kennen. Niet in grote lijnen, maar tot op de bepaling. Dat is de basis voor elke vergadering, elke kostenverdeling en elk antwoord op een vraag van een eigenaar.

Bij GRIT lezen we bij de start van het beheer de akte, het reglement en het huishoudelijk reglement volledig door. We zetten de belangrijkste afspraken op een rij, signaleren waar het reglement verouderd of onduidelijk is en adviseren wat jullie daarmee kunnen. Dat valt onder ons administratief beheer en bestuurlijk beheer. Voor de kostenverdeling volgens de breukdelen zorgt ons financieel beheer.

Heeft jullie VvE nooit echt gefunctioneerd en weet niemand meer waar de akte ligt? Dan is onze opstartservice het beginpunt. En ben je benieuwd hoe jullie VvE er nu voor staat, doe dan de gratis VvE gezondheidscheck. Voor kleine gebouwen met een handvol eigenaren hebben we een eigen aanpak: lees meer over VvE beheer voor kleine VvE's.

Veelgestelde vragen