Privacybeleid

1. Inleiding

Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten van GRIT VvE Beheer en op alle persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze bedrijfsactiviteiten als VvE-beheerder. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verwerken de volgende categorien persoonsgegevens:

2.1 Contactgegevens

• Naam en voorletters
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens (postadres en/of correspondentieadres)

2.2 VvE-gerelateerde gegevens

• Eigendomsinformatie (appartementsrecht, splitsingsakte)
• Financiele gegevens in het kader van VvE-beheer (bijdragen, reservefonds)
• Correspondentie en notulen van vergaderingen
• Contractuele gegevens met betrekking tot het beheer

2.3 Website- en contactformuliergegevens

• Gegevens die je invult via ons contactformulier of offerteformulier
• IP-adres en browserinformatie (via cookies, zie artikel 8)
• Paginabezoeken en gedragsgegevens (via Google Analytics, alleen met toestemming)

3. Waarom verwerken wij je persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van de beheersovereenkomst: wij hebben je gegevens nodig om het VvE-beheer correct uit te voeren, vergaderingen te organiseren, correspondentie te voeren en wettelijke verplichtingen na te komen.
• Communicatie en klantenservice: het beantwoorden van vragen, het verwerken van offerte-aanvragen en het versturen van relevante informatie over jullie VvE.
• Wettelijke verplichtingen: het voldoen aan wettelijke administratie- en bewaarplichten (zoals de Burgerlijk Wetboek Boek 5, Titel 9 inzake appartementsrechten).
• Marketing en nieuwsbrief: alleen met je uitdrukkelijke toestemming sturen wij je nieuws of aanbiedingen toe. Je kunt je altijd afmelden.
• Websiteanalyse: met je toestemming gebruiken wij Google Analytics om het gebruik van onze website te analyseren en te verbeteren.

4. Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden (art. 6 AVG):

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG), voor de uitvoering van het VvE-beheer.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG), voor het voldoen aan wettelijke bewaarplichten.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), voor het afhandelen van offerte-aanvragen en interne bedrijfsvoering.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), voor het plaatsen van analytische en marketingcookies en het versturen van nieuwsbrieven.

5. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

• VvE-beheersgegevens: 7 jaar na beeindiging van de beheersovereenkomst (fiscale bewaarplicht).
• Notulen en besluiten: minimaal 10 jaar conform het VvE-recht.
• Contactformuliergegevens: maximaal 1 jaar indien geen overeenkomst tot stand komt.
• Nieuwsbriefabonnementen: totdat je je afmeldt.
• Websitestatistieken (Google Analytics): maximaal 26 maanden.

6. Met wie delen wij je gegevens?

Wij delen je persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wettelijk verplicht is. Wij maken gebruik van de volgende categorieen verwerkers:

• Twinq: ons digitale VvE-beheersportaal voor documentbeheer en communicatie.
• Formspree: verwerking van contactformulieren via onze website.
• Google LLC: Google Analytics voor websitestatistieken en Google Workspace voor e-mail. Google kan gegevens verwerken in de VS. Wij maken gebruik van de standaard contractbepalingen van de Europese Commissie.
• Meta Platforms Ireland Ltd.: Meta Pixel voor advertentiemeting (alleen met je toestemming).
• Accountant en notaris: voor zover noodzakelijk voor de financiele afwikkeling en juridische verplichtingen van de VvE.

Wij sluiten verwerkersovereenkomsten met alle partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken. Wij verkopen je gegevens nooit aan derden.

7. Je rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15 AVG), je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG), je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering (art. 17 AVG), je kunt verzoeken om verwijdering van je gegevens, tenzij wij een wettelijke bewaarplicht hebben.
• Recht op beperking (art. 18 AVG), je kunt de verwerking van je gegevens laten beperken.
• Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG), je kunt je gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG), je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: indien verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je deze op elk moment intrekken.

Om je rechten uit te oefenen kun je contact opnemen via info@gritvvebeheer.nl. Wij reageren binnen 4 weken op je verzoek. Wij kunnen je vragen je identiteit te verifiëren voordat wij je verzoek verwerken.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Wij onderscheiden de volgende categorieen:

8.1 Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn vereist voor de technische werking van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld. Zij slaan je cookievoorkeur op zodat je niet bij elk bezoek opnieuw hoeft te kiezen.

8.2 Analytische cookies (Google Analytics)

Wij gebruiken Google Analytics 4 om het gebruik van onze website te analyseren. Deze cookies worden alleen geplaatst met je toestemming. De gegevens worden geanonimiseerd verwerkt en niet gebruikt voor profilering.

8.3 Marketingcookies (Meta Pixel)

De Meta Pixel van Facebook/Instagram wordt alleen geplaatst met je uitdrukkelijke toestemming. Deze cookie meet de effectiviteit van onze advertenties en stelt ons in staat relevante advertenties te tonen aan mensen die onze website hebben bezocht.

Je kunt je cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de cookiebanner op onze website of door je browserinstellingen te wijzigen.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Onze website maakt gebruik van HTTPS-versleuteling. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden.

10. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je via e-mail of via een prominente melding op onze website.

11. Contact

Heb je vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan contact op met ons: