Ontevreden over jullie huidige VvE beheerder? Overstappen is veel minder ingewikkeld dan de meeste eigenaren denken, mits jullie de juiste stappen in de juiste volgorde volgt.
Wanneer is overstappen terecht?
- Geen vast aanspreekpunt of wisselende contactpersonen
- Traag reageren op meldingen (langer dan 48 uur voor niet-urgente zaken)
- Jaarrekening en notulen worden te laat of niet aangeleverd
- Onduidelijke of steeds hogere kosten zonder toelichting
- Geen actueel MJOP of structureel te laag reservefonds
- Eigenaren die zich niet gehoord voelen bij besluitvorming
Stap 1: Check de beheerovereenkomst
Laat jullie beheerder of bestuurder het agendapunt duidelijk geformuleerd in de agenda opnemen voor de eerstvolgende ALV. Check daarbij ook de beheerovereenkomst op opzegtermijn, contractduur en eventuele clausules.
Stap 2: Haal een ALV-besluit
De Algemene Ledenvergadering moet instemmen met het wisselen van beheerder. Doorgaans is een gewone meerderheid vereist (meer dan 50%), tenzij het splitsingsreglement anders bepaalt.
"Besluit tot beeindiging van de beheerovereenkomst met [naam huidige beheerder] per [datum] en aanstelling van [naam nieuwe beheerder] per [datum]."
Tip: controleer direct of er ook een bestuurderswijziging moet plaatsvinden, zodat dit in hetzelfde ALV-besluit meegenomen kan worden.
Stap 3: Selecteer een nieuwe beheerder
Vraag offertes aan bij minimaal drie beheerders. Let naast prijs ook op het vaste aanspreekpunt, de reactietijd, het digitale portaal en referenties bij vergelijkbare complexen.
Stap 4: Zeg formeel op
De opzegging wordt vanuit de VvE aangetekend verstuurd, zodra de ALV een positief besluit heeft genomen. Vermeld het ALV-besluit met datum, de opzegtermijn en de gewenste overstapdatum. Bewaar een kopie met bewijs van verzending.
Stap 5: Dossieroverdracht
De nieuwe beheerder verzorgt de overstap als dienst. Dit omvat het opvragen en controleren van het volledige dossier bij de vorige beheerder: ledenadministratie, splitsingsakte, splitsingsreglement, financiele administratie, bankafschriften, jaarrekeningen, MJOP, lopende contracten, correspondentie en sleutelbeheerlijst.
Tijdlijn: hoe lang duurt overstappen?
| Week 1 tot 2 | Offertes opvragen bij minimaal drie beheerders. Tegelijk de huidige beheerder of bestuurder verzoeken een ALV uit te schrijven. Doorgaans zijn beheerders minimaal 2 weken bezig met het uitschrijven hiervan. |
| Binnen 1 maand | De beheerder of bestuurder schrijft de ALV uit. Wettelijk geldt een oproeptermijn van minimaal 15 dagen tussen het moment van uitschrijven en de vergadering zelf. Duurt het langer dan 1 maand? Dan mogen de leden zelf een vergadering uitschrijven. |
| Na de ALV | Na het besluit gaat de opzegtermijn in, doorgaans 1 maand. De opzegging wordt aangetekend verstuurd vanuit de VvE. |
| Opzegmaand | De oude beheerder draagt het dossier over. De nieuwe beheerder richt het beheer in. Na afloop van de opzegmaand is de overstap volledig afgerond. |
Veelgestelde vragen
Nee. Een beheerder is wettelijk verplicht het dossier over te dragen bij beeindiging van de overeenkomst. Weigering is in strijd met de zorgplicht. In de praktijk loopt de overdracht vrijwel altijd soepel zodra er een duidelijk ALV-besluit is en de opzegtermijn is nageleefd.
Dat hangt af van de beheerovereenkomst. Sommige contracten lopen per kalenderjaar. Andere kennen een doorlopend contract met een opzegtermijn. Check dit altijd eerst in de overeenkomst.